Categories
Pendidikan

Hambatan Proses Integrasi dalam Rantai Pasok

Hambatan Proses Integrasi dalam Rantai Pasok

Bila Anda sudah mempelajari mengenai integrasi dalam rantai pasok, sekarang, Anda akan pelajari mengenai faktor-faktor yang dapat menghambat proses integrasi dalam rantai pasok. Beberapa faktor yang dapat mengganggu proses integrasi eksternal dalam rantai pasok menyebabkan distorsi informasi, waktu siklus yang lebih panjang, stock-out, dan bullwhip effect yang dapat mengakibatkan tingginya biaya keseluruhan dan menurunnya kapabilitas pelayan konsumen. Manajer dapat mengidentifikasi hambatan tersebut dan mengambil beberapa langkah untuk mengeliminasinya agar dapat meningkatkan profitabilitas dan daya saing untuk anggota rantai pasok.

 

1. Mentalitas Silo (Silo Mentality)

Seringkali, perusahaan tidak mempertimbangkan akibat dari tindakan yang dilakukan dalam rantai pasok dan daya saing jangka panjang dan profitabilitasnya. ”I win, you lose” merupakan muatan dalam mentalitas silo dalam membentuk pemasok termurah, sedikit memperhatikan kebutuhan konsumen, dan memberikan beberapa sumber untuk produk baru dan perancangan pelayanan. Pada akhirnya, akan muncul permasalahan dalam kualitas, biaya, waktu pengiriman, dan pelayanan konsumen lainnya yang akan merusak rantai pasok. Secara internal, pengaruh silo dapat muncul diantara bagian. Manajer transportasi, misalnya, mencoba meminimalisasi total biaya transportasi, jika dilakukan dengan tidak hati-hati akan menyebabkan meningkatnya safety stocks, munculnya kekurangan produk, dan memburuknya tingkat pelayanan konsumen.

Untuk mengatasi mentalitas silo, perusahaan harus berusaha menyatukan tujuan rantai pasok dengan tujuan serta insentif perusahaan. Keputusan fungsional harus dibuat untuk mempertimbangkan pengaruh pada profit seluruh perusahaan dan dalam rantai pasok. Peninjauan performansi manajer harus mencakup kemampuannya dalam proses integrasi internal dan eksternal dan untuk memenuhi tujuan rantai pasok secara keseluruhan. Di luar perusahaan, manajer harus mendidik pemasok dan konsumen berkaitan dengan pengaruh keseluruhan atas tindakan mereka dalam rantai pasok dan konsumen akhirnya. Hal ini menjadi bagian penting dalam mencipatakan hubungan dan proses manajemen. Pemasok harus dievaluasi secara bertahap dan berpotensial untuk digantikan jika performansi ” vis-a-vis” dalam rantai pasok tidak meningkat.

 

2. Kurangnya Visibilitas Rantai Pasok (Lack of Supply Chain Visibility)

Kurangnya visibilitas informasi dalam rantai pasok biasanya merupakan masalah proses integrasi rantai pasok. Pada survey yang dilakukan tahun 2002, dua dari tiga perusahaan tidak dapat menyeimbangkan operasi rantai pasok dengan partner dagangnya. Jika partner dagangnya harus menuliskan data dari sistem ERPnya dan kemudian mengirimkan ke tempat lain yang harus di upload ke sistem lainnya sebelum data diberikan dan dievaluasi, kehilangan waktu berarti kehilangan konsumen akhir dan biaya lebih tinggi pada seluruh anggota rantai pasok. Hal ini merupakan masalah utama yang harus diatasi oleh pembuat software rantai pasok saat ini.

 

3. Kurangnya Kepercayaan (Lack of Trust)

Keberhasilan proses integrasi antara partner membutuhkan kepercayaan dan sama halnya dengan mentalitas silo dan kurangnya visibilitas rantai pasok. Kurangnya kepercayaan merupakan penghalang utama dalam manajemen rantai pasok. Kepercayaan muncul antara partner rantai pasok yang membangun reputasi diantara bisnis lainnya. Spalding Holding berkolaborasi dengan Wal-Mart, menghasilkan ”win-win solution” untuk kedua perusahaan tersebut. Wal-Mart memberikan hasil peramalan dan data penjualan, sehingga Spalding menjaga tingkat persediaannya dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada Wal-Mart. Hasilnya, jarang terjadinya stock out produk Spalding pada Wal-Mart dan lebih memahami kapasitas dan biaya Spalding. Sayangnya, kebiasaan perusahaan dan sifat alami manusia tidak akan berubah dalam semalam. Hingga setiap bagian mengerti bahwa hal yang paling penting adalah mempercayai satu sama lainnya, maka mencapai kesuksesan manajemen rantai pasok akan menjadi perjuangan yang sulit.

Beberapa saran untuk menciptakan kolaborasi dan kepercayaan sebagai berikut:

Start small: dimulai dengan melakukan kolaborasi dalam skala kecil. Mengambil proyek yang dapat mengembalikan investasi dalam waktu cepat untuk kedua pihak. Dengan demikian, maka keuntungan dari kolaborasi dan kepercayaan akan terlihat, setelah itu berpindah untuk proyek yang lebih besar.

  • Look inward: kebutuhan awal untuk menciptakan kepercayaan dengan partner luar adalah menciptakan kepercayaan dengan unsur internal terlebih dahulu. Caranya yaitu dengan menghilangkan rintangan yang ada dalam komunikasi dan integrasi internal.
  • Gather ’round: cara terbaik untuk membangun kepercayaan adalah bertemu secara langsung, berunding menentukan tujuan, dan membuat agenda bersama-sama.
  • Go for the win-win: kolaborasi merupakan cara baru dalam berbisnis, di mana induk perusahaan tidak mengganggu partner mereka melainkan membantu menciptakan lingkungan yang dapat mengoptimalkan bisnis untuk semua anggota rantai pasok.
  • Do not give away the store: tidak ada satupun yang bisa memberikan seluruh informasi. Beberapa informasi harus tetap menjadi rahasia pemilik.
  • Just do it: salah satu cara untuk membangun kepercayaan adalah mudah memberi informasi. Jika semua berjalan baik, kesuksesan akan tercapai melalui kepercayaan.

 

4. Kurangnya Pengetahuan (Lack of Knowledge)

Dalam beberapa tahun, perusahaan mengalami perubahan kolaborasi dan proses integrasi yang didukung dengan teknologi untuk mengejar visi dan membuat proses integrasi mengikuti perluasan rantai pasok. Agar dapat memperoleh jaringan kerja yang baik, dibutuhkan manajer untuk menggunakan kepercayaan dan keyakinan agar perusahaan dan partner dagang melakukan hal yang benar. Perbedaan budaya, kepercayaan, dan pengetahuan dalam keberhasilan perusahaan mengelola rantai pasok memerlukan banyak waktu dan meningkatkan kapabilitas perusahaan dan partner-nya.

Perusahaan yang merancang infrastruktur informasi rantai pasok, menggunakan sistem ERP serta aplikasi utama perusahaan dan rancangan software yang seluruhnya dibutuhkan untuk integrasi secara internal dan eksternal. Maka, perusahaan harus menyadari bahwa orang yang menggunakan sistem tersebut harus terlibat terlebih dahulu dalam keputusan pembelian, implementasi proses dan dalam pelatihan.

Keberhasilan pengelolaan rantai pasok membutuhkan aturan dalam pelatihan yang kontinyu. Ketika pendidikan dan pelatihan dibatasi, inovasi tidak akan muncul, sedangkan inovasi mengisi persaingan dalam rantai pasok. Kesalahan pekerja akan berpengaruh pada rantai pasok, menyebabkan hilangnya kenyamanan dan kepercayaan dan akan memperluas kesalahan dan biaya koreksi dalam rantai pasok.

 

5. Aktivitas yang Menyebabkan Bullwhip Effect (Activities Causing Bullwhip Effect)

Bullwhip effect dapat menjadi masalah yang besar dalam rantai pasok dan disebabkan oleh beberapa faktor yang harus dikendalikan oleh anggota rantai pasok. Kurang adanya koordinasi dan adanya distorsi informasi yang meliputi pemesanan dan pengiriman dari level yang lebih bawah menuju level yang lebih atas menyebabkan terjadinya distorsi informasi, dimana jumlah pemesanan tidak sesuai dengan jumlah penjualan sehingga akan menimbulkan keadaan yang sangat berfluktuatif. Jumlah permintaan relatif konstan, namun peramalan dan penyesuaian pesanan semakin besar di tiap tingkatan rantai pasok, menyebabkan timbulnya bullwhip effect. Variasi permintaan menyebabkan permasalahan dengan perencanaan kapasitas, kontrol penyimpanan, penjadwalan produksi dan tenaga kerja, dan akhirnya, menyebabkan menurunnya tingkat pelayanan konsumen dan meningkatnya biaya total rantai pasok.

Walaupun bullwhip effect secara konseptual tidak sulit dipahami dan memang terjadi di lapangan, pengukuran besar kecilnya bullwhip effect tidak mudah dilakukan. Bullwhip effect bisa diukur dengan membandingkan variabilitas permintaan yang diterima dengan pesanan yang dikeluarkan oleh sebuah channel pada rantai pasok.

 

6. Pembaharuan Peramalan Permintaan (Demand Forecast Updating)

Walaupun pembeli sudah melakukan pesanan, bagian penjualan menggunakan informasi tersebut sebagai prediksi untuk permintaan mendatang. Berdasarkan informasi tersebut, penjual memperbarui peramalan permintaan dan penyesuaian pesanan dengan pemasoknya. Seiring dengan waktu tenggang (lead time) antara pemesanan dan pengiriman, maka safety stock akan bertambah disetiap pemesanan yang dilalui sepanjang rantai pasok. Maka, fluktuasi semakin luas dalam setiap pemesanan antar periode, menyebabkan seringnya pembaruan peramalan permintaan. Hal tersebut merupakan penyebab utama dalam bullwhip effect.

Solusi dalam permasalahan ini adalah membuat data permintaan aktual yang tersedia untuk pemasok perusahaan. Lebih baik lagi jika semua data penjualan tersedia untuk tingkatan upstream dalam rantai pasok, seluruh anggota rantai pasok dapat memperbarui peramalan permintaan, serta menggunakan data yang sama. Informasi permintaan aktual ini dapat mengurangi safety stock diantara anggota rantai pasok serta mengurangi perubahan pesanan dalam rantai pasok.

Menggunakan teknik peramalan yang sama dan kebiasaan pembelian juga cenderung mengurangi perubahan permintaan diantara anggota rantai pasok. Dalam beberapa hal, pembeli mengizinkan pemasok untuk mengamati permintaan mereka, membuat peramalan, dan menentukan jadwal pasokan, hal ini disebut vendor-managed inventory (VMI). VMI dapat mengurangi penyimpanan persediaan.

Mengurangi panjangnya rantai pasok juga dapat mengurangi bullwhip effect dengan mengurangi saat terjadinya kalkulasi peramalan. Sebagai contoh, Dell computer, Amazon.com, dan perusahaan lainnya menghindari distributor dan melakukan penjualan secara langsung kepada konsumen. Perusahaan dapat melihat permintaan aktual konsumen akhir, sehingga diperoleh peramalan yang akurat.

Pengurangan waktu tenggang dari pemesanan sampai pengiriman akan mengurangi bullwhip effect. Mengembangkan pemesanan just-in-time dan kapabilitas pengiriman, menghasilkan penyesuaian antara pasokan dan pola permintaan.

 

7. Pemesanan dalan Jumlah Besar (Order Batching)

Dalam skenario pembeli/pemasok, permintaan untuk mengurangi jumlah persediaan sampai pada titik pemesanan kembali (reorder point) dimana pembeli melakukan pemesanan kepada pemasok. Tingkat persediaan (safety stocks), dan pemesanan dengan muatan penuh (truckloads) bahan baku dapat menimbulkan pemesanan setiap bulannya atau dalam waktu interval yang berbeda. Maka, pemasok melakukan pemesanan dalam jarak tertentu, sampai terdapat pesanan berikutnya. Jenis order batching ini memperbesar perubahan permintaan dan dapat menyebabkan bullwhip effect. Jenis lain dari order batching dapat muncul ketika pedagang perlu memenuhi kuota akhir tahun penjualan, atau ketika pembeli ingin menghabiskan anggaran belanja tahunannya. Pedagang akan membuat pemesanan produksi untuk memenuhi permintaan mendatang, dan pembeli akan melebihkan pembelanjaan untuk menghabiskan uang anggaran belanjanya. Perubahan, peningkatan konsumsi dan produksi ini dapat meningkatkan bullwhip effect. Jika waktu peningkatan ini sama untuk beberapa konsumen, maka bullwhip effect juga akan semakin kuat.

Dengan melakukan pembaruan peramalan, visibility informasi dan sering melakukan pemesanan dalam ukuran yang lebih kecil cenderung akan mengurangi permasalahan order batching. Ketika pemasok mengetahui bahwa pesanan dalam jumlah besar muncul karena kebutuhan untuk menghabiskan anggaran belanja, pemasok tidak akan mengubah peramalan berdasarkan informasi tersebut. Ketika menggunakan sistem pemesanan secara otomastis, biaya pemesanan akan berkurang, sehingga dapat memungkinkan perusahaan menambah frekuensi pemesanan. Untuk menghilangkan pemesanan dalam jumlah penuh (truckloads), perusahaan dapat melakukan pemesanan dalam jumlah yang lebih kecil dari berbagai produk dari pemasok atau menggunakan freight forwarder untuk menggabungkan pengiriman jumlah kecil untuk menghindari biaya transportasi yang tinggi.

 

8. Fluktuasi Harga (Price Fuctuation)

Ketika pemasok melakukan promosi, diskon, atau harga khusus lainnya, fluktuasi harga ini menyebabkan perubahan aktivitas forward buying pada pembeli. Pembeli cenderung mengambil keuntungan dari penawaran harga murah yang diberikan. Forward buying muncul antara ritel dan konsumen, distributor dan ritel, dan antara perusahaan dengan distributor karena adanya promosi harga dalam setiap tingkat dalam rantai pasok. Hal ini juga menyebabkan terjadinya perubahan pola pembelian dan bullwhip effect. Ketika harga diskon tersebut menjadi sebuah kebiasaan, perusahaan akan berhenti membeli ketika harga tidak didiskon dan hanya akan membeli ketika adanya penawaran harga diskon. Dengan demikian, bullwhip effect dapat muncul. Untuk menghadapi lonjakan permintaan ini, perusahaan harus mengubah kapasitas dengan melakukan penjadwalan overtime dan under time pekerja, mencari tempat untuk menyimpan cadangan persediaan, membayar lebih untuk transportasi, dan menghadapi tingkat kerusakan persediaan yang lebih besar karena penyimpanan untuk waktu yang lebih lama.

Cara yang tepat untuk mengurangi permasalahan yang disebabkan oleh fluktuasi harga ini adalah menghilangkan harga diskon diantara anggota rantai pasok. Perusahaan dapat mengurangi forward buying dengan menawarkan harga yang sama untuk pembelian dalam jumlah besar kepada konsumennya. Banyak ritel melakukan “everyday low prices (EDLP)”, dibandingkan menghilangkan penjualan atau promosi yang dapat menyebabkan forward buying. Sama halnya, pembeli dapat melakukan negosiasi dengan pemasoknya untuk menawarkan EDLP, dibandingkan membatasi promosi.

 

9. Rationing and Shortage Gaming

Rationing akan muncul ketika terjadi kelebihan permintaan produk akhir dari pemasok; dan dalam hal ini, pemasok dapat mengalokasikan produk untuk pesanan pembeli. Maka, jika pasokan barang adalah 75% dari total permintaan, pembeli akan mengalokasikan 75% dari pasokan dan cenderung meningkatkan pesanan untuk mencukupi kebutuhan mereka sesungguhnya. Strategi ini disebut shortage gaming. Tentu saja, hal ini dapat memperburuk permasalahan rantai pasok. Sebagai pemasok, pasokan mereka diusahakan tetap dalam tingkat permintaan yang lebih tinggi. Ketika kapasitas produksi akhirnya sesuai dengan permintaan dan pesanan dapat dipenuhi, permintaan akan turun melewati tingkat sebenarnya. Sebagai pembeli, perusahaan membongkar kelebihan persediaan mereka. Hal ini sering terjadi di Amerika Serikat dan dimanapun, misalnya, dengan pemasok bensin. Ketika konsumen melihat tanda adanya kekurangan pasokan, permintaan akan meningkat dengan cepat di mana masyarakat memenuhi tangki mereka dan berusaha menimbun bensin, dan hal tersebut yang menimbulkan shortage sesungguhnya.

Cara untuk menghilangkan shortage gaming yaitu penjual mengalokasikan produk berdasarkan permintaan konsumen di masa lalu. Dalam hal ini, konsumen tidak diperbolehkan memperbesar permintaan. Penyampaian informasi persediaan dan kapasitas antara perusahaan dengan konsumennya dapat membantu menghilangkan kegelisahan konsumen berkaitan dengan shortage dan menghilangkan gaming. Selain itu, menyampaikan perencanaan pemesanan mendatang kepada pemasok penting dilakukan agar pemasok dapat meningkatkan kapasitas produksi jika diperlukan untuk menghindari situasi rationing.

Dapat dilihat bahwa sejumlah keputusan rationing pada bagian pembeli dan pemasok cenderung menyebabkan bullwhip effect. Ketika partner dagang menggunakan strategi sebelumnya untuk mengurangi bullwhip effect, perkembangan penyampaian informasi, kolaborasi dan proses integrasi muncul sepanjang rantai pasok. Perusahaan yang berusaha menyampaikan data, peramalan, perencanaan dan informasi lainnya dapat mengurangi bullwhip effect secara signifikan.

 

Sumber : https://sarjanaekonomi.co.id/